1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento sono Ottavia e Filippo, gli sposi, che organizzano il matrimonio del 20 marzo 2027. Per qualsiasi richiesta potete scriverci o chiamarci: [TODO: email o telefono di contatto della coppia].
2. Quali dati trattiamo
Attraverso il vostro link personale e il modulo di conferma raccogliamo:
- i nomi degli invitati della vostra famiglia e di eventuali accompagnatori che ci indicate;
- la risposta (presenza o assenza) per ciascuna persona;
- per i bambini presenti, la scelta del menù;
- le eventuali esigenze alimentari, allergie o intolleranze e le note che decidete di scriverci;
- la data e l’ora in cui avete dato il consenso e inviato la risposta.
Le esigenze alimentari e le note libere possono rivelare informazioni sulla salute o sulle convinzioni religiose: sono categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). Non vi chiediamo di indicarle: scrivetele solo se volete che ne teniamo conto.
Il vostro link personale contiene un codice segreto. Nel nostro database non conserviamo il codice, ma soltanto la sua impronta cifrata (hash). Non usiamo cookie di profilazione né strumenti di analisi o statistiche sulle visite.
3. Dati inseriti per conto di altre persone
Chi compila il modulo inserisce anche i dati delle altre persone comprese nell’invito (familiari, accompagnatori e minorenni). Vi chiediamo di indicare solo i dati strettamente necessari. Compilando il modulo dichiarate di essere autorizzati a farlo per conto di queste persone e di aver mostrato loro questa informativa. Per i minorenni la risposta è data da un genitore o da chi ne ha la responsabilità legale.
4. Perché li trattiamo e su quale base
Trattiamo i dati esclusivamente per organizzare il matrimonio: sapere chi partecipa, comunicare al luogo della festa il numero di ospiti e le esigenze alimentari, e tenere conto di quanto ci scrivete. Non li usiamo per altri scopi, né per marketing.
La base giuridica è il vostro consenso (art. 6, par. 1, lett. a), che vi chiediamo con la casella da spuntare prima di inviare la risposta. Per le categorie particolari di dati, come le esigenze alimentari che possono rivelare dati sulla salute o sulla religione, la base è il consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a).
5. Chi riceve i dati
- Noi sposi, che gestiamo le risposte tramite un’area riservata ad accesso protetto.
- Cloudflare, Inc., fornitore dei servizi di hosting del sito e del database in cui sono salvate le risposte, che agisce come responsabile del trattamento per nostro conto.
- Antico Borgo di Annone, il luogo della festa, riceve soltanto dati aggregati: il numero complessivo di ospiti e le esigenze alimentari necessarie al menù, senza nomi né collegamento con le singole persone.
Non vendiamo né cediamo i dati a nessun altro e non li usiamo per pubblicità.
6. Trasferimenti fuori dall’Unione europea
Cloudflare è una società statunitense e può trattare i dati anche al di fuori dello Spazio economico europeo. Tali trasferimenti avvengono sulla base delle garanzie previste dal GDPR (decisione di adeguatezza sul Data Privacy Framework UE-USA e/o clausole contrattuali standard) che Cloudflare applica ai propri clienti.
[TODO: verify. Controllare le garanzie attualmente indicate da Cloudflare nel proprio Data Processing Addendum]
Come accade per ogni sito web, i server di Cloudflare registrano tecnicamente le richieste di accesso (ad esempio indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta). Noi non registriamo il contenuto delle vostre risposte.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
Conserviamo i dati fino al matrimonio e per un breve periodo successivo. Poi li cancelliamo definitivamente dal database, entro il [TODO: data di cancellazione, es. 20 aprile 2027].
Dopo la cancellazione, i backup tecnici mantenuti da Cloudflare possono restare per un periodo limitato ([TODO: verificare il periodo, fino a 30 giorni]) e poi scadono da soli. Noi sposi eliminiamo inoltre le copie scaricate (gli export dell’elenco risposte) e ogni copia dei link d’invito.
8. I vostri diritti
In ogni momento potete chiederci:
- l’accesso ai vostri dati e una copia di quanto abbiamo registrato;
- la rettifica dei dati inesatti (finché le risposte sono aperte potete anche modificarli voi stessi dal vostro link);
- la cancellazione dei dati;
- la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati;
- la revoca del consenso, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento già avvenuto.
Per esercitarli scrivete o chiamate: [TODO: email o telefono di contatto della coppia]. Se ritenete che il trattamento violi la normativa, potete proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
9. Il conferimento dei dati è facoltativo
Siete liberi di non fornire i dati e di non dare il consenso. Senza nomi e conferma di partecipazione, però, non possiamo registrare la vostra risposta online: in quel caso contattateci direttamente. Le esigenze alimentari e le note sono sempre facoltative.
10. Nessuna decisione automatizzata
Non facciamo alcuna profilazione e non prendiamo decisioni basate su trattamenti automatizzati.